Menü

Digitale Buchhaltung in der Praxis

Leitfaden

Cover Digitale Buchhaltung in der Praxis
andere Bücher 39,00
Buch (andere Bücher)
39,00
inkl. gesetzl. MwSt.
Versandkostenfrei ab 20,00€ innerhalb von Österreich.Jetzt bis zum 31.12.19 österreichweit versandkostenfrei Bücher bestellen.
Bestellungen bis zum 17.12.19 werden vor den Feiertagen zugestellt.
In den Warenkorb
1-2facultas.mbs an der WU
Jetzt für 24 Stunden reservieren.
Click & Collect
Artikel online bestellen und in der Filiale abholen.
Artikel in den Warenkorb legen, zur Kassa gehen und Wunschfiliale auswählen. Lieferung abholen und bequem vor Ort bezahlen.
 
So gelingt die Umstellung von der klassischen Papier-Buchhaltung bis hin zur vollständig digital organisierten Buchhaltung in der Steuerberatungskanzlei: der Leitfaden zeigt erstmalig detailliert die verschiedenen Abwicklungsmöglichkeiten digitaler Buchhaltungen anhand der einzelnen Belegkreise wie Bank, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassa und sonstige Belege (monatliche Abschreibung, ...
Beschreibung
So gelingt die Umstellung von der klassischen Papier-Buchhaltung bis hin zur vollständig digital organisierten Buchhaltung in der Steuerberatungskanzlei: der Leitfaden zeigt erstmalig detailliert die verschiedenen Abwicklungsmöglichkeiten digitaler Buchhaltungen anhand der einzelnen Belegkreise wie Bank, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassa und sonstige Belege (monatliche Abschreibung, Lohnverrechnung, Abgrenzungen etc).
Mit wertvollen Tipps aus der Praxis sowie über 100 Abbildungen aus gängigen FIBU-Softwareprogrammen werden die verschiedenen Varianten der Digitalisierung leicht verständlich und anschaulich beschrieben.
Die 2. Auflage enthält neben Erweiterungen bei einzelnen Bereichen auch ein neues Kapitel zum Thema Elektronische Übermittlung an das Finanzamt. Ergänzt wurden darüber hinaus zahlreiche Anwendungsbeispiele aus der Praxis, weitere Anregungen – sowohl für Klienten als auch für den kanzleiinternen Ablauf – sowie neue Abbildungen zur noch übersichtlicheren Darstellung.
Die Neuerungen im Detail:
Neue bzw. adaptierte Abbildungen/Beispiele
Ergänzungen im Kapitel 5 – Belegkreis Bank:
- Anwendungsbeispiele aus der Praxis
- Praktische Tipps für Klienten
- Praktische Tipps zur Optimierung der Bankauszugsverbuchung in der Kanzlei
- Selbstcheck der Erkennungsquote
Ergänzungen im Kapitel 6 – Belegkreis Ausgangsrechnungen:
Anwendungsbeispiele Fakturierungsprogramme
Neues Kapitel 14 – Elektronische Übermittlung an das Finanzamt
Ergänzungen im Kapitel 15 – Textkonvertierungsassistent Microsoft Excel®:
- Manueller Aufruf Textkonvertierungsassistent
- Excel Datei in CSV Datei umwandeln

Einführung oder Vorwort
Vorwort zur 1. Auflage
„Aus der Praxis – für die Praxis!“ Das Zeitalter der digitalen Transformation im Rechnungswesen braucht genau jetzt einen derartigen Ratgeber, wie Sie ihn mit diesem Buch in Händen halten.
Dass die Digitalisierung und Automatisierung mit voller Wucht alle Abläufe im Rechnungswesen trifft, wird wohl derzeit von niemandem mehr bestritten. Wer zukünftig in diesem Feld überleben und weiterhin erfolgreich arbeiten möchte, muss die technologischen Möglichkeiten in optimaler Weise nützen können.
Buchhaltungsprofis konnten über Jahrzehnte hinweg mit ihrem steuerlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Wissen punkten. Dies reicht jetzt allerdings nicht mehr aus. Die IT-Welt mit all ihren Besonderheiten prägt das Tagesgeschehen in der Buchhaltung. Neue technologische Begriffe, veränderte Prozesse, papierloses Buchen, das Zusammenführen von Datensätzen und -strömen über Schnittstellen uvm sorgen für große Unsicherheit in der Buchhalterszene. Außerdem wird der enorm hohe Nutzen der Digitalisierung vielfach nicht gesehen. Die vorhandenen technischen und prozesshaften Neuerungen verstellen die Sicht auf die einfachere, schnellere und extrem effizientere Zusammenarbeit zwischen Rechnungswesen und Unternehmer.
Margit Langerwisch und Peter Dorn geben Ihnen jene notwendigen praktischen Tipps, um vorhandene Unsicherheiten vollständig zu beseitigen und maximalen Nutzen aus der digitalen Transformation zu ziehen. Mit der intensiven Auseinandersetzung, die die beiden über die letzten Jahre zur Digitalisierung der Buchhaltung betrieben haben, können sie so gut wie jede auftauchende Frage praxisorientiert beantworten. Und mit der Bewältigung dieser unzweifelhaft vorhandenen Herausforderungen wird Stück für Stück offensichtlicher und greifbarer, welchen Nutzen die Digitalisierung und Automatisierung den Adressaten der Buchhaltung – wie auch den Buchhaltern selbst – bringt: Schnellere und noch sicherere Informationen, kostengünstigere Erstellung, mehr Zeit für die inhaltliche Interpretation der Ergebnisse und höhere Qualität der Analyse der betrieblichen Zahlen.
Betrachten Sie die durch die Digitalisierung stattfindenden Veränderungen als Ihre Chance. Das vorhandene Praxis-Wissen dieses Buches wird es Ihnen ungemein erleichtern, die sich bietenden Möglichkeiten zu nützen.

Stefan Lami, November 2017
Steuerberater – Unternehmensberater

Vorwort zur 2. Auflage
Der große Erfolg der 1. Auflage dieses Leitfadens hat gezeigt, dass es den Autoren gelungen ist, ein praxisbezogenes Standardwerk über die digitale Buchhaltung für Steuerberatungskanzleien zu schaffen.
In der nun vorliegenden 2. Auflage erfolgte eine formelle Überarbeitung, Erweiterungen bei einzelnen Kapiteln sowie Ergänzungen weiterer Praxistipps und Screenshots zur noch übersichtlicheren Darstellung.

November 2019

Textauszug
Kapitel 3: Die vier Erfolgsstufen digitaler Buchhaltung

Nachdem in Kapitel 2 die notwendigen technischen Voraussetzungen – sowohl in der Kanzlei als auch bei Klienten – erläutert wurden, gilt es im nächsten Schritt, sich der praktischen Umsetzung zu widmen. In diesem Kapitel werden die vier Erfolgsstufen der digitalen Buchhaltung näher erläutert. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erwähnen, dass es einen entsprechenden Erfahrungsschatz zu sammeln gilt. Dabei mit der kanzleieigenen Buchhaltung zu beginnen, ist ein wesentlicher
Erfolgsfaktor.

Die vier Erfolgsstufen der digitalen Buchhaltung sind: digitales Bankbuchen; digitales Belegbuchen; Nutzung von Schnittstellen und die OCR-Erkennung.

3.1 Digitales Bankbuchen
Im Bereich des digitalen Bankbuchens kann mit relativ wenig Aufwand und niedrigen Kosten ein sehr hoher Automatisierungsgrad und Komfort erreicht werden. Man kann es auch als „Einstiegsdroge“ bezeichnen, da dies nach erfolgreicher Einrichtung und Schulung in der Kanzlei eine sehr hohe Akzeptanz und hohe Wertschätzung bei den Mitarbeitern der Kanzlei mit sich bringt. Ziel des Kanzleiinhabers sollte es sein, dass eine Sogwirkung bei den Mitarbeitern entsteht. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von sich aus auf den Kanzleiinhaber zugehen, die Umstellung auf digitales Bankbuchen aktiv vorschlagen und entsprechend umsetzen.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es insbesondere zu Beginn zwei Hürden zu überwinden gilt. Die erste ist die eigene Person. Je überzeugter man selbst von den Vorteilen des digitalen Bankbuchens ist und je selbstbewusster man dahingehend auftritt, desto eher gewinnt der Klient den Eindruck, dass er bei diesem Thema kompetent betreut wird. Die zweite Hürde ist der Klient. Dieser sollte vom Kanzleiinhaber bzw vom Kanzleimitarbeiter so überzeugt werden, dass er mit seiner Bank entsprechenden Kontakt aufnimmt und die Einverständniserklärung für die passive Einsichtsberechtigung zu seinem Bankkonto unterschreibt. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Klient seinem Betreuer in der Kanzlei die Kontaktdaten seines Bankbetreuers weitergibt, sodass der direkte Kontakt zwischen Kanzleimitarbeiter und Bankmitarbeiter stattfinden kann. Dies hat den großen Vorteil, dass offene Fragen auf direktem Wege geklärt werden können und eine Freischaltung aus unserer Erfahrung viel zeitnaher vorgenommen wird.
In diesem Zusammenhang ist zu empfehlen, dass in der Anfangsphase insbesondere jene Klienten darauf angesprochen werden sollten, bei denen mit Zustimmung für die Umstellung zu rechnen ist. Es bieten sich dabei in der Regel Klienten an, die in einem Naheverhältnis zum Kanzleiinhaber stehen (Freunde/Verwandte).

PRAXISTIPP: Es ist empfehlenswert zu Beginn Klienten auszuwählen, die bei der Hausbank der Kanzlei Kunde sind, da die vertraute Gesprächsbasis mit der Hausbank in der Regel eine rasche und unkomplizierte Freischaltung der Bankdatei zum
Ergebnis hat.

Vorteile des digitalen Bankbuchens:
- Bei entsprechender Einrichtung ist ein hoher Automatisierungsgrad möglich (theoretisch bis zu 100%, aus unserer praktischen Erfahrung liegt die Erkennungsrate zwischen 60 und 80%).
- Für den Klienten ist die Umstellung auf digitales Bankbuchen nur ein sehr geringer einmaliger Aufwand – entweder durch Bekanntgabe des Bankbetreuers oder direkte Kontaktaufnahme mit der Bank.
- Für die Rechnungswesenmitarbeiter hat das digitale Bankbuchen den wesentlichen Vorteil, dass keine Banksaldodifferenzen mehr auftreten können bzw gesucht werden müssen.
- Der Klient muss der Kanzlei keine Bankkontoauszüge mehr übermitteln und hat gleichzeitig selbst immer darauf Zugriff.
- Der Rechnungswesenmitarbeiter kann den täglichen oder monatlichen Banksaldo im Telebanking-Programm abrufen und hat somit auch die Möglichkeit, dem Klienten das Mahnwesen oder den Zahlungsverkehr anzubieten.
- Im Telebanking-Programm der Kanzlei bleiben die historischen Bankumsätze des Klienten gespeichert, sodass ein viel späterer Abruf jederzeit möglich ist (zB bei einer Außenprüfung).
- Durch das digitale Bankbuchen ergeben sich für den Klienten keine zwingend notwendigen Änderungen beim Bankzugang (weiterhin ist der Ausdruck der Kontoauszüge oder die Verwendung von Onlinebanking oder Telebanking möglich).
- Die Telebanking-Software hat eine hohe Sicherheitsstufe, da es sich um eine Offline-Anwendung handelt, welche nur bei der Datenübertragung eine gesicherte Leitung zum Rechenzentrum der Banken aufbaut.
- Bei Fragen oder Unklarheiten können die Hotlines der Telebankingfirmen in der Regel sehr gut weiterhelfen.
In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig zu erwähnen, dass die Bankdaten bei neuen Klienten häufig bis zu einem Jahr rückwirkend abrufbar gemacht werden können. In diesem Fall ist die jeweilige Telebankinghotline direkt zu kontaktieren. Damit besteht die Möglichkeit auch bei Jahresbuchhaltungen das Vorjahr digital buchen zu können.

Herausforderungen beim digitalen Bankbuchen:
- Logisches Verständnis für Lerndateieinträge und Buchungsregeln ist bei den Mitarbeitern die Grundvoraussetzung beim digitalen Bankbuchen.
- Die Praxis hat gezeigt, dass es zumeist einen einmaligen Umstellungsaufwand von Sammel- auf Einzelbuchungen am Kontoauszug erfordert.
- Bei vereinzelt skeptischen Klienten kann ein gewisser Überzeugungsaufwand notwendig sein (von Rückschlägen nicht entmutigen lassen).
- Klienten sind teilweise sehr sensibel bei den Bankspesen, die sich eventuell durch die Abfrage der Bankdatei ergeben können.
- Kleine regionale Banken haben manchmal keine Erfahrung mit Telebankingzugängen für Steuerberater (mit eigener Verfügernummer).

TIPP: Wenn ein Bankbetreuer eines Klienten der Kanzlei überhaupt nicht mit der Materie vertraut ist und nicht weiß, wovon man spricht, dann ist es ratsam, ihn zu ersuchen, sich bei einem Kollegen zu informieren oder bei der Telebanking Hotline nachzufragen. Sie brauchen den Bankbetreuer unbedingt auf ihrer Seite, sonst kann es passieren, dass er Ihrem Klienten vom Bankzugang wieder abrät!

Der detaillierte Ablauf einer erfolgreichen Umstellung des ersten Klienten und die weiteren Schritte werden ab Punkt 5.2 beschrieben.

3.2 Digitales Belegbuchen – „papierlose Buchhaltung“
Zunächst ist zu klären, was „papierlose Buchhaltung“ bedeutet. Aus Sicht der Steuerberatungskanzlei ist eine Buchhaltung dann papierlos, wenn der Klient die Belege nicht physisch, sondern auf elektronischem Wege übermittelt (E-Mail, Online-Plattform usw).
Eine Variante der papierlosen Buchhaltung stellt die Digitalisierung in der Kanzlei dar. Dies bedeutet, dass die Belege wie bisher in physischer Form an die Kanzlei übermittelt werden, diese in weiterer Folge aber in der Kanzlei gescannt und somit digitalisiert werden. Diese Variante wählen vor allem jene Kanzleien, welche eine 100%ige Digitalisierung ihrer Buchhaltungen anstreben. In diesen Fällen übernimmt der Steuerberater in der Regel die Vorlaufkosten des Scannens, um auch jene Klienten abzudecken, welche keine Möglichkeit zur Digitalisierung haben oder nicht
umstellen möchten.

Die Umstellung auf papierlose Buchhaltung sollte bei den jeweiligen Klienten schrittweise erfolgen. Ein erster Schritt könnte sein, dass im Zuge der laufenden Buchhaltung einzelne Belege eingescannt und zu den entsprechenden Buchungen angehängt werden. Wurden vom Rechnungswesenmitarbeiter bisher Belege für hohe Anschaffungen oder Instandhaltungen, Leasingverträge usw kopiert und in einem Bilanzierungsordner abgelegt, befinden sich die Belege nun digital direkt beim Buchungssatz.
Der Bilanzierer hat dadurch den großen Vorteil, unmittelbar am Bildschirm zB auf die Belege der Anlagenzugänge und -abgänge zugreifen, die direkte Verbindung zum Anlagenverzeichnis herstellen sowie diverse Kontrollen durchführen zu können. Auch bei der abschließenden Bilanzpräsentation über Bildschirm, Beamer oder Smart Board bietet die „papierlose Buchhaltung“ die Möglichkeit, das Anlagenverzeichnis gemeinsam mit dem Klienten durchzugehen und die Anlagenrechnungen nochmals aufzurufen.
Sobald das Verknüpfen einzelner Belege mit dem jeweiligen Buchungssatz kanzlei-intern Routine ist, kann im nächsten Schritt dazu übergegangen werden, erste Klienten vollständig auf eine „papierlose Buchhaltung“ umzustellen. Dabei empfiehlt es sich, zuerst mit der eigenen Kanzleibuchhaltung zu beginnen, um dann mit jenen Klienten fortzusetzen, zu denen ein hohes Vertrauensverhältnis besteht. Der Nutzen und die Vorteile einer digitalen Buchhaltung sollten bei der Argumentation gegenüber dem Klienten immer im Mittelpunkt stehen.
Im Hinblick auf die Notwendigkeit, dass der Klient die Belege nun einzuscannen hat, ist ein bestimmtes Gespür, sowie Verständnis für den Klienten aufzubringen. Für manche Klienten stellt diese zusätzliche Tätigkeit überhaupt kein Problem dar, es wird „nebenbei“ erledigt. Für andere Klienten hingegen ist das Scannen mit sehr
hohem Aufwand verbunden. Ziel sollte sein, den Klienten von einer Umstellung auf digitale Buchhaltung so zu überzeugen, dass er den wesentlichen Vorteil für sich erkennt.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass man dem Klienten mit Praxisbeispielen (Berichte von bereits umgestellten Klienten) die Scheu vor den Veränderungen und dem Aufwand nehmen kann.

Typische mögliche Fragestellungen/Aussagen für ein solches Gespräch an den Klienten:
- Bekommen Sie schon E-Rechnungen?
- Wie hoch ist der Prozentsatz an E-Rechnungen?
- Wäre es möglich, den oder die Hauptlieferanten auf E-Rechnung umzustellen?
- Was glauben Sie, ist es ein großer Aufwand, die restlichen 20 Belege einzuscannen?
- Wie schreiben Sie Ihre Rechnungen? Versenden Sie Ihre Ausgangsrechnungen schon per E-Mail?
- Haben Sie einen PDF-Drucker installiert? (Softwaredrucker)
- Können Sie aus dem Fakturierungsprogramm PDF-Dateien erstellen?
- Stellen Sie sich vor, Sie brauchen Ihre Ausgangsrechnungen nur mehr 1x ausdrucken (für den Kunden) oder gar nicht mehr, weil Sie die Rechnung per E-Mail versenden!
- Würde das nicht enorm viel an Druckkosten, Porto, Ordnern und Platz sparen?
- Haben Sie einen Scanner? Wenn ja, welche Funktionen hat dieser Scanner?
- Erfassen Sie die Kassa bereits in einem Vorsystem (zB Excel)?
- Würden Sie das Kassabuch auch in einem von uns zur Verfügung gestellten System vorerfassen?
- Haben Sie eine Sekretärin/Assistentin, die Ihnen die Arbeit abnehmen kann?
- Stellen Sie sich vor, Sie brauchen uns die Belege nicht mehr zu schicken oder vorbeizubringen! Die kompletten Belege bleiben dann bei Ihnen im Büro!
- Was meinen Sie damit, Sie kopieren ja sowieso vorher all Ihre Belege, bevor Sie sie uns schicken? Heißt das, dass wenn wir Ihnen die Originalbelege wieder zurückgeben, Sie diese dann doppelt haben? Werfen Sie die Kopien dann weg? (Hinweis: meistens kommt dann die Antwort: „NEIN“).
- Und der Kopieraufwand ist Ihnen nicht zu viel?
- Sie müssen uns doch mindestens 1x pro Woche anrufen, weil Sie einen Beleg von einem Lieferanten benötigen und einen Preisvergleich machen müssen.
- Dann haben Sie die Belege immer bei sich im Büro griffbereit und im besten Fall sogar am Computer, wenn Sie auf E-Rechnung umstellen.
- Sie arbeiten auch noch abends von zu Hause? Oder mit dem Laptop von unterwegs?
- Da können Sie Ihre im Büro befindlichen Belege nicht mehr kontrollieren.
- Da wäre eine digitale Ablage auf Ihrem Computer oder Server doch praktisch.

Das Ziel im Prozessschritt digitales Belegbuchen ist, dass die Kanzlei vom Klienten die Buchhaltungsunterlagen komplett digital erhält und der Rechnungswesenmitarbeiter der Kanzlei den Buchungssatz vom digitalen Belegbild erstellt.

Vorteile des digitalen Belegbuchens:
- Der Klient hat seine Originalbelege immer im Haus und somit Zugriff darauf.
- Durch die digitale Übermittlung erspart sich der Klient den physischen Transport der Belege zum Steuerberater.
- Soweit der Klient einen Onlinezugang zu einer Klientenplattform der jeweiligen FIBU-Software nutzt, kann er direkt die gebuchten Belege abrufen.
- Beim digitalen Belegbuchen werden die Belege automatisch in der Steuerberatungskanzlei digital archiviert.
- Die Buchungen sind mit den dazugehörigen Belegen verknüpft und somit im direkten Zugriff für Buchhaltung, Bilanzierung und Steuerberatung. Die elektronische Informationsweitergabe ermöglicht eine ortsunabhängige Suche und erübrigt den Gang ins Archiv bei der Suche nach alten Rechnungen in der Kanzlei. „Papierlos Buchen“ minimiert den Suchaufwand und senkt die Fehlerquote, was vor allem Aufwandsreduktionen und Erleichterungen bei etwaigen Prüfungen zur Folge hat.

Herausforderungen:
Es handelt sich um einen Digitalisierungsschritt, welcher den Arbeitskomfort für Klienten und Kanzlei erhöht, jedoch noch keine Automatisierung bewirkt (Ausnahme: Möglichkeit der OCR-Erkennung – siehe dazu Kapitel 16).
Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Zeitaufwand für das Buchen des physischen Belegs und das Buchen des digitalen Belegs nahezu ident ist.

Cover Digitale Buchhaltung in der Praxis
Auf die Merkliste

Veröffentlicht 2019, von Margit Langerwisch, Peter Dorn bei dbv-Verlag (Österreich)

ISBN: 978-3-7041-0740-4
Auflage: 2. Auflage
216 Seiten
über 100 Abbildungen aus gängigen FIBU-Softwareprogrammen
24 cm x 17 cm

Über Margit Langerwisch

Über Peter Dorn

facultas-Newsletter

Aktuelle Neuerscheinungen, Empfehlungen, Angebote und Aktionen